Pipeline
Jede Anfrage von der ersten Nachricht bis zur Entscheidung.
In Qualifizierung durch KI3
Termin geplant4
Nachfassen4
Referenz · Zanshin Dojo Hamburg
In 18 Tagen: 221 Anfragen verarbeitet. 198 Probetrainings gebucht.
Beim Zanshin Dojo laufen WhatsApp, Telefon und Website heute in einem gemeinsamen Prozess zusammen. Rund 90 % der eingegangenen Anfragen führten direkt zu einem gebuchten Probetraining. 81 dieser Termine waren in diesem Fenster bereits absolviert, daraus entstanden 23 Mitgliedschaften.
90 %der Anfragen führten direkt zu einem gebuchten Probetraining (198 von 221)
81Probetrainings bereits absolviert, von 198 gebuchten Terminen
23Mitgliedschaften abgeschlossen, 28 % der absolvierten Probetrainings
Der Kunde
700+ Kurse im Monat. Zwei Standorte. Ein Prozess.
Das Zanshin Dojo entstand 1998 in Hamburg-Bahrenfeld aus einer Ju-Jutsu-Trainingsgruppe und zählt heute zu den größten Kampfsport- und Fitnessbetrieben Norddeutschlands. Trainiert wird an zwei Standorten in Hamburg: Bahrenfeld und Langenhorn.
1998gegründet in Bahrenfeld
2Standorte in Hamburg
7Trainingshallen, 2.000 m²
20Kampfsportstile
75Trainer im Team
700+Kurse im Monat
Ausgangslage
Vorher über mehrere Systeme verteilt. Heute ein Cockpit.
Vorher
- Anfragen verteilt auf Postfach, WhatsApp, Telefon und Kontaktformular
- Buchung von Probetrainings über ein separates Verwaltungssystem
- Anfragen am Abend und am Wochenende warteten bis zum nächsten Arbeitstag
- Nachfassen je nach Tagesgeschäft
- Prüfungsanmeldungen in Tabellen, per Hand sortiert
- Der Beitrag der Werbung blieb offen
Heute
- Alle drei Kanäle laufen in ein Cockpit
- Eigenes Buchungs-Widget direkt auf der Website
- Rund um die Uhr erreichbar, auch nachts und sonntags
- Erinnerungen laufen automatisch, Nachfassen kommt zur richtigen Zeit auf den Tisch
- Prüfungsanmeldungen direkt im System
- Anfragen, Termine und Abschlüsse jederzeit sichtbar
Das System
Drei Kanäle. Ein Prozess.
Ob jemand um 23 Uhr auf WhatsApp schreibt, mittags anruft oder das Formular auf der Website ausfüllt: Die Anfrage läuft immer denselben Weg.
WhatsAppChat, rund um die Uhr
WebsiteBuchungs-Widget und Chat
TelefonKI nimmt jeden Anruf an
Saatio CockpitEin Lead, eine Akte, ein Verlauf über alle Kanäle
Termin gebuchtdirekt im Kursplan des Studios
Erinnerung24 h vorher per E-Mail und WhatsApp
Nachfassenzur richtigen Zeit
Auswertungvom Klick bis zum Abschluss
Unklare Fälle übergibt das System an einen Menschen, mit dem kompletten Verlauf daneben.
Anfragen bündeln
WhatsApp, Telefon und Website laufen in dieselbe Liste. Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort und einen Verlauf.
Termine buchen
Das Probetraining wird im selben Gespräch gebucht, mit echtem Kursplan, freien Plätzen und den Altersregeln.
Erinnern und nachfassen
24 Stunden vor dem Termin geht die Erinnerung raus. Wer danach noch überlegt, wird erneut angesprochen.
Ergebnisse nachvollziehen
Von der ersten Nachricht bis zur Mitgliedschaft steht jeder Schritt am Kontakt.
Im System
So sieht ein Kontakt aus, von der ersten Nachricht an.
Jede Anfrage bekommt eine Karte, einen Verlauf und einen nächsten Schritt.
Verlauf · ein Kontakt
Anfrage eingegangenWhatsApp, 22:47 Uhr, außerhalb der Öffnungszeiten
Probetraining gebuchtDonnerstag 18:30, Einsteigerkurs Kickboxen, Halle 2
Erinnerung verschickt24 Stunden vorher, per WhatsApp und E-Mail
Probetraining absolviertErscheinen aus Magicline erkannt, der Kontakt wandert ins Nachfassen
Mitgliedschaft abgeschlossenDer Vertrag meldet sich aus dem Verwaltungssystem zurück
Lead-Detail · NachrichtenverlaufBeispiel
WhatsApp · Do., 22:47
Hi! Ich würde gern mal Kickboxen ausprobieren 🙂 Geht das diese Woche noch?
Hi! Schön, dass du Lust hast 🥋 Diese Woche passt gut: Donnerstag um 18:30 ist im Einsteigerkurs noch Platz. Soll ich dich direkt eintragen?
Do., 22:49
Ja, sehr gern!
Super, du bist eingetragen 💪 Donnerstag, 18:30 Uhr, Halle 2 in Bahrenfeld. Komm gern 20 bis 30 Minuten früher, dann zeigen wir dir in Ruhe alles und du lernst die Trainer kennen. Bis Donnerstag!
Die Ergebnisse
Was in den ersten 18 Tagen daraus geworden ist.
Alle Werte stammen aus dem Cockpit des Studios, erste 18 Tage im Vollbetrieb mit allen drei Kanälen.
221
Anfragen verarbeitet, über WhatsApp, Telefon und die Website, alle im selben Prozess
198
Probetrainings gebucht, meist im selben Gespräch, in dem die Anfrage ankam
81
Probetrainings im Auswertungsfenster bereits absolviert, 117 weitere Termine zählen mit, sobald sie stattgefunden haben
23
Mitgliedschaften bereits abgeschlossen
90 %der eingegangenen Anfragen führten direkt zu einem gebuchten Probetraining.
28 %Abschlussquote auf absolvierte Probetrainings. Aus 81 absolvierten Probetrainings entstanden 23 Mitgliedschaften, mehr als jedes vierte führte bereits zu einem Vertrag.
Angepasst
Der Kern bleibt. Der Rest wird gebaut.
01Prüfungen
Prüfungsanmeldung
Gürtelprüfungen der Kinder laufen direkt im System, mit Anmeldung, Gruppen und Bestätigungen an einem Ort.
02Magicline
Mitglieder-Abgleich
Wird aus einem Interessenten ein Mitglied, meldet das Verwaltungssystem das von selbst zurück.
03Displays
Displays im Betrieb
Ein Bildschirm in der Halle zeigt den Kursplan, einer im Büro die offenen Aufgaben des Tages.
04Werbung
Kampagnen-Auswertung
Bezahlte Anzeigen stehen neben dem eigenen Funnel: was eine Anfrage kostet und was hinten ankommt.
Technik & Datenschutz
Eigener Code. Server in Deutschland.
Selbst entwickeltCockpit, Bots und Automationen sind eigener Code, gebaut entlang der Abläufe des Studios.
Gehostet in DeutschlandServer und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Einwilligung zuerstWerbe-Tracking startet erst mit Einwilligung. Ein „STOP“ per WhatsApp beendet Werbenachrichten dauerhaft.
NachvollziehbarJeder Schritt steht am Kontakt: wer wann was gemacht hat und was als Nächstes ansteht.
Das Gleiche für Ihr Studio.
Statt das System des Zanshin Dojo zu kopieren, übertragen wir sein Prinzip: alle Anfragen an einem Ort, Termine und Nachfassen zur richtigen Zeit, ein nachvollziehbarer Weg bis zum Abschluss.
Eigenen Ablauf prüfen lassen 30 Minuten · wir schauen uns Ihre Anfragewege an und sagen, was sich davon automatisieren lässt